Dlaczego powinniśmy robić więcej by chronić swoją firmę przed pożarami

Peter Lackey - ekspert ds. bezpieczeństwa pożarowego w ADT Fire & Security, zastanawia się, dlaczego firmy powinny zrobić więcej, aby chronić się przed pożarem. 

Od rotacji pracowników po spadki sprzedaży – prowadzenie małej firmy wiąże się z wieloma stresami i zmartwieniami. Jednym z poważnych zagrożeń, o którym rzadko myślimy, jest pożar. Zgodnie z prawem brytyjskie firmy są zobowiązane do przeprowadzenia oceny ryzyka pożarowego (FRA). FRA identyfikuje szereg zagrożeń związanych z pożarem, takich jak ryzyko pożarowe, osoby narażone na niebezpieczeństwo w przypadku wybuchu pożaru, plany ewakuacyjne, a także obejmuje szkolenie personelu. W przypadku pożaru najważniejsze jest ratowanie życia, ale jak firma może chronić swoje aktywa i bazę klientów w krótkim i średnim okresie oraz szybko wrócić do normalnego funkcjonowania?

Przygotowanie jest kluczowe

Na wypadek pożaru powinien być wdrożony plan ciągłości działania, obejmujący:

• Personel – Ważne jest, aby z wyprzedzeniem określić role personelu na wypadek sytuacji awaryjnej i ustalić, kto może pracować zdalnie, aby zapewnić ciągłość działania firmy. Plan ten powinien być regularnie aktualizowany, zwłaszcza w przypadku zmian w zespole.

• Lokal – Należy mieć zawsze dostępną alternatywną, tymczasową przestrzeń na wypadek, gdyby stały lokal stał się bezużyteczny. Może to być pobliska przestrzeń coworkingowa, biuro firmy partnerskiej, lokalna kawiarnia lub hotel.

• Outsourcing – W zależności od charakteru działalności, warto zbadać możliwość zlecenia niektórych prac na zewnątrz, aby zminimalizować zakłócenia dla klientów. Może to nie być możliwe dla każdej firmy, ale powinno być brane pod uwagę.

• Wierzyciele – Warto zasięgnąć porady i zrozumieć dostępne opcje kredytowe oferowane przez wierzycieli, które mogą pomóc w sytuacjach kryzysowych.

• Dostawcy – Firmy muszą mieć podpisane umowy określające sposób dalszego dostarczania zapasów w przypadku pożaru. Powinny zastanowić się, czy dostawcy mogą przechowywać zapasy i dystrybuować je wśród klientów lub czy mogą udostępnić część swoich pomieszczeń do użytku na krótki okres.

• Tworzenie kopii zapasowych danych – Wszystkie dane powinny być archiwizowane zdalnie, zgodnie z przepisami RODO. Dzięki łatwo dostępnym usługom w chmurze, firmy powinny stosunkowo łatwo odzyskać dostęp do danych w przypadku uszkodzenia sprzętu.

• Ubezpieczenie – Czy wiesz, co obejmuje Twoje ubezpieczenie? Od wypłaty wynagrodzeń pracownikom po pokrycie utraty zarobków – odpowiednie ubezpieczenie pomoże wesprzeć firmę w trudnym okresie.

Uspokajanie klientów

Klienci i dostawcy dowiedzą się o pożarze z doniesień lokalnej prasy. Ważne jest, aby nie próbować ukrywać tego, co się wydarzyło. Szczera, skuteczna i jasna komunikacja jest kluczem do rozwiania wszelkich obaw klientów. Należy przygotować oświadczenie, które będzie można udostępnić zarówno pracownikom, jak i innym firmom. Kluczowe jest poinformowanie, że istnieje plan zapewniający ciągłość dostaw towarów i usług. Kanały mediów społecznościowych i strony internetowe powinny być zaktualizowane o tymczasowe dane kontaktowe.

Bezpieczny lokal

Aby uniknąć dalszych uszkodzeń, należy dokładnie sprawdzić dotknięte pomieszczenia. W pierwszej kolejności trzeba ocenić stan sieci, wszystkie linie gazowe i elektryczne oraz instalację wodno-kanalizacyjną. Pomieszczenia powinny być zabezpieczone przed żywiołami, zwłaszcza w miesiącach zimowych. Należy również zadbać o fizyczne bezpieczeństwo budynku, aby chronić go przed rabusiami, wandalami i nielegalnymi lokatorami.

Odbudowa z myślą o przyszłości

Po wdrożeniu wszystkich części planu dotyczącego ciągłości działania, ważne jest, aby zacząć myśleć o powrocie firmy do normalnego funkcjonowania. Choć instynktownie większość przedsiębiorstw chce odbudować się jak najszybciej, mając skuteczny plan ciągłości, nie ma potrzeby się spieszyć. Poniższe kroki powinny być częścią planu przeciwpożarowego każdej firmy:

• Oceń integralność konstrukcji – Jeśli ogień lub szkody spowodowane przez wodę naruszyły konstrukcję budynku, skorzystaj z pomocy ekspertów (np. inspektora ds. robót budowlanych), którzy mogą doradzić, co należy zrobić, aby lokal ponownie nadawał się do użytku.

• Bądź cierpliwy – Zapewnij wystarczający czas na wykonanie wszystkich prac zgodnie z wymaganymi standardami. Dotkliwość szkód zależy od wielu czynników, dlatego liderzy przedsiębiorstw powinni zarządzać oczekiwaniami, biorąc pod uwagę te czynniki łagodzące.

• Zabezpieczenie na przyszłość – Sprawdź, co spowodowało pożar i jakie kroki można podjąć, aby zapobiec podobnym sytuacjom w przyszłości.

Planowanie i przygotowanie

Większość firm nie chce myśleć o zniszczeniach spowodowanych przez pożar, ale jest to realna możliwość. Przedsiębiorstwa muszą wykraczać poza prawne minimum wymagane przez FRA i upewnić się, że mają plan przeciwpożarowy obejmujący ciągłość działania, unikanie dalszych zniszczeń i odbudowę. Każdy plan powinien być dostosowany do specyfiki firmy; plan dla firmy zajmującej się dobrami fizycznymi będzie różnił się od planu dla firmy świadczącej usługi. To może być dużo, szczególnie dla małych firm zatrudniających niewielu pracowników, ale istnieją niezależne firmy i konsultanci, którzy mogą pomóc w planowaniu. 

Uwzględniając takie czynniki jak szkolenie personelu i konsultanci zewnętrzni, planowanie na wypadek klęski żywiołowej, takiej jak pożar, jest długotrwałym procesem, który może wiązać się z kosztami i wymagać czasu. Firmy nie powinny jednak pytać, czy mogą sobie pozwolić na potrzebny czas i zasoby, ale zdać sobie sprawę, że skuteczny plan przeciwpożarowy to coś, na brak czego nie mogą sobie pozwolić w obliczu zagrożenia pożarem.